Nieuwsbrief
Planning en control
Op zichzelf is planning en control een weinig aansprekende term bij niet financiele mensen. Al naar gelang hun achtergrond roept het verschillende beelden op. Van iets "instrumenteels" tot iets "financieels". In instrumentele zin ziet men planning en control als een cyclus van plannen en rapportages opgebouwd vanuit de financiele budgetcyclus. Vandaar ook iets financieels, waarmee vooral de staf van de organisatie wordt geacht zich bezig te houden.
Definitie van planning en control
Planning en control is een onderwerp binnen Management accounting en is de Engelse benaming voor coördinatie en afstemming, soms wordt planning en control ook wel kortweg (de afdeling) control genoemd.
Planning & control is te definiëren als het geheel van activiteiten die uitgevoerd moeten worden om duidelijk te maken wat er in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van een bestuurlijk proces (planning), de rapportage daarover en de benodigde bijsturing en uiteindelijke verantwoording over de behaalde resultaten aan het bestuur (control). Binnen planning & control zijn daarmee twee belangrijke onlosmakelijke processen met elkaar verbonden: plannen en beheersen.
Foutieve vertalingen
Veelal wordt er door niet-financiële mensen een foutieve (te letterlijke) vertaling van het het onderwerp planning en control naar het Nederlands gemaakt:
- Het Nederlandse begrip Planning is een enger begrip dan de juiste vertaling "coördinatie", namelijk "de systematische regeling, organisatie van iets", "het ontwerpen van een plan of concept".
- Het Nederlandse begrip Controle is in vergelijking met de juiste vertaling "afstemming" verwarrend, dit woord heeft namelijk twee betekenissen "het uitoefenen van toezicht" en "beheersing". De eerste betekenis dekt de lading niet, de tweede betekenis wel.
Inrichting en ontwikkeling
Een heldere planning en control functie biedt op alle niveaus binnen de organisatie houvast om op een juiste wijze (bij)sturing te kunnen geven aan de (financiële) processen. De functie wordt in de praktijk vaak als volgt vormgegeven:
- Vertrekpunt voor de financiële planning en control vormen de beleidsvoornemens zoals vastgelegd in de programmabegroting.
- De beleidsvoornemens plus de going-concern activiteiten worden vertaald in een meerjarige planning van activiteiten. Dit resulteert in een (financiële) begroting voor het eerstvolgende jaar, alsmede in een financiële meerjarenraming. Dit geschiedt zowel op het niveau van elke deel organisatie, als voor de organisatie als geheel.
- Het bewaken van de uitvoering van activiteiten middels voortgangsrapportages zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering 'in control' (beheersbaar) blijft.
- Dit kan leiden tot bijstelling van activiteiten en/of processen dan wel het heroverwegen en zo nodig aanpassen van voorgenomen beleid.
Dit resulteert in een aantal hoofdproducten:
- Programmabegroting (meerjarig)
- Productenraming
- Beheersbegroting
- Tussentijdse rapportages
- Jaarverslag (inclusief jaarrekening)
- Fiscaliteiten / verzekeringen
- Treasury
- Administratieve organisatie
- Coördinatie en afstemming
- Bedrijfseconomische advisering
- Procesondersteuning
Planning en Control wordt vaak uitgevoerd door de Controller of het hoofd Financiën.
Planning en control bij lokale overheden is vaak een combinatie van management accounting en financial accounting. Management accounting richt zich op interne planning- en besturingsactiviteiten. Financial accounting is gericht op externe verslaggeving en informatie voor derden conform wet- en regelgeving.
Er zijn diverse methoden en modellen waarmee de bovenstaande definitie in de praktijk gebracht kan worden. Op hoofdlijnen komen de volgende dimensies in bijna alle varianten voor:
- rollen en gedrag institutionaliseren en uitoefenen;
- organisatie van planning & control vormgeven en besturen;
- processen in kaart brengen en beschrijven;
- het planning- en controlinstrumentarium ontwerpen en toepassen.
- Beleid en doelstellingen (visie, doelstelling en strategie)
- Besturing (besturingsmodel en managementfilosofie)
De belangrijkste doelstellingen van de volgende ontwikkelingsslag op het gebied van planning & control zijn:
- het vergroten van de effectiviteit van het gemeentelijk beleid
- het vergroten van het ontwikkelvermogen van gemeentelijke organisaties, door een combinatie van het vergroten van de interne beheersing en (met name) het versterken van de externe oriëntatie
- het verhogen van de transparantie (responsiviteit), gericht op het afleggen van publieke verantwoording.
