Software voor planning en control, managementinformatie & meer
Gemeente Almere
Historie
Van oorsprong waren de IJsselmeerpolders vooral bedoeld als landbouwgrond. Echter, na de Tweede Wereldoorlog kwam
men tot het inzicht dat de snel groeiende bevolking van met name Amsterdam voor een deel elders gehuisvest zou moeten
worden. Zo ontwierp men twee steden in de polders Oostelijk en Zuidelijk Flevoland. De stad in zuidelijk Flevoland werd op de eerste schetsen nog Zuidweststad genoemd, maar kreeg in de jaren zeventig de naam Almere.
Karakteristieken
Voor de gemeente Almere is het belangrijk begrotingsstukken efficiënt, snel en foutloos te kunnen uitvoeren.
De feiten
Almere is de grootste gemeente van Flevoland met 185.937 inwoners (31 dec. 2008, bron: CBS), alhoewel Lelystad qua
oppervlakte groter is. Qua inwonertal is Almere de zevende gemeente van Nederland. De afdeling Concernfinanciën
van de gemeente Almere is verantwoordelijk voor het gehele financiële beleid en bestaat uit twaalf fte’s.
De situatie
De gemeente Almere maakte tot voor kort gebruik van een stand‐alone, maatwerk begrotingssysteem voor het genereren
van begrotingswijzigingen. De beleidsdocumenten werden gemaakt in Word. In de praktijk resulteerde dit in talloze losse
Word en Excel documenten die samengevoegd moesten worden tot één document; een tijdrovend karwei. Documenten
werden heen en weer gestuurd wat de kans vergrootte dat verschillende versies van een document in omloop raakten.
Het begrotingssysteem was bovendien niet gekoppeld aan het financiële systeem. Nog een nadeel van het maatwerkpakket was dat het systeem niet toegankelijk was voor de rest van de organisatie. Robbert Schimmel is senior financieel beleidsadviseur van de afdeling Concernfinanciën van de gemeente Almere. “Op een klantendag van Getronics in het najaar van 2007, was LIAS Software aanwezig met een informatiestand. Op deze manier kwamen
wij in aanraking met LIAS. Enkele weken later kwam LIAS Software langs voor een presentatie. We hadden daarna niet
veel tijd meer nodig om tot het besluit te komen met hen in zee te gaan. Al snel volgde een dichtgetimmerd plan van aanpak dat in nauwe samenwerking met ons werd opgesteld, en in mei 2008 ging het implementatieproject van start.
De samenwerking met LIAS Software is ons uitstekend bevallen. Dankzij de compacte omvang van de organisatie zijn de communicatielijnen kort en direct.”
De missie
• Richt een efficiënte werkwijze in voor het opstellen van de producten van de planning‐ en controlcyclus (begroting, jaarrekening e.d.).
• Zorg voor een systeem dat toegankelijk is voor zowel de concernafdeling als de vakafdelingen.
• Voorkom fouten in het begrotingsproces.
De tactiek
Schimmel: “Bij het opstellen van het implementatieplan is door LIAS Software goed met ons meegedacht over het uiteindelijke gebruik van het pakket. Wij hebben bewust gekozen voor een ‘train de trainermodel.’ Enkele medewerkers
van gemeente Almere werden door LIAS Software opgeleid om op hun beurt kennis over te dragen op de rest van de organisatie. Vanwege het gebruiksgemak van LIAS ‐het werkt net als Word‐ is deze kennis relatief gemakkelijk over te brengen op de andere gebruikers. Wij weten dat niet alle gemeenten kiezen voor deze aanpak, maar deze topdown
benadering sloot goed aan bij de manier waarop binnen de gemeente Almere de processen zijn ingericht.
Met de invoering van LIAS gaan we nog een stap verder. In juni wordt het financiële systeem OneWorld aan LIAS gekoppeld. Voordeel hiervan is dat je in LIAS een begroting kunt opstellen en direct kunt doorvoeren in het financiële systeem. Dit betekent nog sneller werken en minder kans op fouten.”
Het resultaat
In vijftien dagen tijd is het systeem compleet ingericht, opgeleverd en draaide het volledig. De begroting van 2009 is door de gemeente Almere als eerste project met LIAS uitgevoerd en inmiddels ook de jaarrekening van 2008 en de begroting
van 2010.
“Wij zijn blij met LIAS. Het samenstellen van de boeken gaat zoveel gemakkelijker. Doordat je met één model werkt, kunnen we beter grip houden op het begrotingsproces en deadlines beter bewaken”, aldus Schimmel.
De klant
Schimmel: “Met enige regelmaat informeren andere gemeenten naar onze ervaringen met LIAS. Wij kunnen hen het werken met LIAS van harte aanbevelen.”
Laatste nieuws
