Software voor planning en control, managementinformatie & meer
Gemeente Alphen Chaam
Historie
De gemeente Alphen‐Chaam is per 1 januari 1997 gevormd door samenvoeging van een deel van de voormalige gemeente
Alphen en Riel, de voormalige gemeente Chaam en delen van de eveneens opgeheven gemeente Nieuw‐Ginneken. Dat de gemeente de naam “Alphen‐Chaam” draagt, is vanwege de voorkeur om de historische namen van Alphen en van Chaam te bewaren.
De feiten
De gemeente Alphen‐Chaam is gelegen tussen Breda en Tilburg ten zuiden van de A58 en heeft de navolgende kernen: Alphen, Bavel AC, Chaam, Galder, Strijbeek en Ulvenhout AC. Op 1 januari 2006 bedraagt het aantal inwoners 9.493. De gemeente Alphen‐Chaam heeft twee commissies die de gemeenteraad adviseren en één commissie die het college adviseert. De adviescommissies die de gemeenteraad adviseren zijn de Beleidscommissie (BC) en de Commissie Financiën (FIN). De adviescommissie die het college adviseert is de Commissie Monumenten (MON).
De situatie
Erwin Donders werkt bij de Afdeling Financiën van de gemeente Alphen‐Chaam. “Het hele proces van jaarverslagen en begrotingen was niet goed gestroomlijnd. Voor het opstellen van boekwerken werd met allerlei documenten gewerkt. Deze manier van werken was niet optimaal georganiseerd. Toen we nog niet met LIAS werkten werden voor een
jaarverslag wel 60 bestandjes gecreëerd. De Afdeling Financiën zette de basisdocumenten klaar die door de diverse vakafdelingen werden ingevuld waarna de Afdeling Financiën er één verslag van maakte. Hierdoor ontstond het risico
dat onbedoeld werd gewerkt met verschillende versies van teksten en cijfers. Voor ons werd dankzij de kennismaking met LIAS al snel duidelijk dat het hele proces met de juiste hulpmiddelen veel beter georganiseerd kan worden.”
De missie
- Zorg voor een georganiseerde en gestroomlijnde methodiek voor het opstellen van begrotingen en jaarverslagen.
- Voorkom fouten in het begrotingsproces.
- Bespaar tijd en dus kosten in het begrotingsproces.
De tactiek
“Ongeveer twee jaar geleden is de implementatie van het bestuurlijk informatiesysteem ‘Civision Middelen’ bij de gemeente Alphen‐Chaam afgerond. Toen waren wij al op de hoogte van de mogelijkheden van LIAS, maar wij vonden het toen te vroeg om het pakket in te voeren. Kort daarna hebben we het traject met LIAS weer opgepakt. LIAS bleek goed aan te sluiten op de wensen van de gemeente Alphen‐Chaam. We vonden het bovendien een groot voordeel dat we beide softwarepakketten
via PinkRoccade in één hand konden houden.“
Het resultaat
“Met LIAS kunnen we veel sneller werken en rapportages eerder opleveren.” LIAS wordt bij de gemeente Alphen‐Chaam gebruikt door zowel de Afdeling Financiën als de diverse vakafdelingen. De gebruikers zullen er intensief gebruik van maken in de tijd dat rapportages, jaarverslagen of begrotingen gemaakt dienen te worden. “Boekwerken kunnen
nu in één keer gemaakt worden. Doordat we teksten en cijfers niet meer hoeven te knippen en plakken, is de betrouwbaarheid van de informatie veel hoger. We kunnen stellen dat we de beoogde doelstellingen hebben behaald, wij zijn zeer tevreden met LIAS en hebben tijdwinst geboekt bij het opleveren van de planning en control documenten. Erg fijn dat we boekwerken in één keer kunnen genereren. Praktisch ook dat we gemakkelijk stukken tekst van voorgaande jaren kunnen gebruiken voor de jaren erna.“
De klant
Erwin Donders: “Voor ons bestaat een goede oplossing uit een combinatie van een goed product met een perfecte ondersteuning. Ik heb er vertrouwen in dat wij met LIAS die goede oplossing hebben gevonden. Wij zijn erg tevreden over de software én over de ondersteuning die LIAS Software biedt. Zij reageren adequaat en dynamisch op onze vragen.
Eventuele problemen worden snel verholpen. Wij concluderen dat LIAS een goede bijdrage levert aan het dagelijks bestuur.
Immers, met LIAS kunnen we veel sneller werken en de rapportages eerder opleveren. De doorlooptijd van documenten is sterk verkort en dat levert meer ruimte op om kritisch te kijken naar de kwaliteit van de inhoud.“
Laatste nieuws
