Gemeente Deventer
Historie
Op de plek waar Deventer nu ligt woonden al mensen vanaf de 8ste eeuw. De stadsrechten van Deventer zijn waarschijnlijk ergens in de elfde eeuw voor het eerst echt vastgelegd. Deventer is een van de vijf oudste steden van Nederland.
Karakteristieken
Omdat zowel het begrotingsproces als de Planning & Control cyclus niet alleen beleidsmatige maar ook beheersmatige processen zijn, zijn deze trajecten ieder jaar erg tijdrovend. Iedere gemeente is erbij gebaat om de jaarrekening eerder in het jaar af te ronden, nog voordat de nieuwe begroting wordt opgesteld. Voordat LIAS in gebruik werd genomen was dit laatste zelden realiseerbaar voor Gemeente Deventer.
De feiten
Bij Gemeente Deventer werken ongeveer 800 medewerkers. Hiervan zijn er meer dan 80 werkzaam in een financiële functie.
De situatie
Paul Huizing is werkzaam binnen het team Gemeente Administratie van de Gemeente Deventer. Voor de financiële taken gebruikt Gemeente Deventer het financiële softwarepakket Civision Middelen. Met het team Planning & Control, dat op beleidsniveau de planning- en controlcyclus begeleidt, wordt nauw samengewerkt. De situatie voordat Gemeente Deventer met LIAS werkte was als volgt: Ieder jaar werden voor het begrotingsproces in de maand mei op beleidsniveau de productbladen en de programmabladen gemaakt met daarin opgenomen de cijfers die door de verschillende eenheden werden ingebracht. Daarna werd pas in het najaar het beheersmatige onderdeel ingevoerd. Alle informatie werd in Civision Midddelen opgeslagen en moest vervolgens worden gecontroleerd. Al met al was dit een langdurig en tijdrovend proces.
De missie
- Hanteer een eenduidige werkwijze voor het opstellen en samenvoegen van documenten voor Planning & Control.
- Zorg ervoor dat het minder tijdrovend is om rapportages samen te stellen.
- Voorkom fouten in het begrotingsproces.
- Bespaar tijd en dus kosten in het begrotingsproces.
De tactiek
Huizing: ‘Toen wij op zoek gingen naar een geschikt hulpmiddel zodat we documenten voor Planning & Control efficiënter konden opstellen kwamen we al snel op LIAS. Wij hebben voor LIAS gekozen vanwege de vele goede referenties. Vrij snel nadat we LIAS hadden aangeschaft is het pakket al in gebruik genomen. In eerste instantie door een kleine gebruikersgroep die daarbij gebruik maakte van gegevens van de begroting van 2007. Vervolgens zijn we LIAS gaan gebruiken voor de begroting van 2008’.
Het resultaat
LIAS wordt nu bij Gemeente Deventer door de Afdeling Financiën gebruikt in de tijd dat rapportages, jaarverslagen of begrotingen gemaakt worden. Paul Huizing: ‘Het ambtelijke apparaat heeft met LIAS een hulpmiddel gekregen om de P&C-cyclus te versnellen. De beleidsmatige en beheersmatige processen zijn in LIAS samengevoegd. Dit bespaart enorm veel tijd. Hierdoor kan Gemeente Deventer de jaarrekening eerder in het jaar opleveren en is de informatie op tijd beschikbaar voor het bepalen van nieuw beleid. Een fijne bijkomstigheid is de vaste opmaak van de lay-out in LIAS waardoor een uniforme werkwijze mogelijk is’.
De klant
‘Ook de betrouwbaarheid van de informatie is sterk verbeterd. Voorheen moesten meer dan honderd documenten samengevoegd worden tot één boekwerk. De kans op fouten was met deze werkwijze veel groter dan met LIAS. De Gemeente Deventer verwacht dat al vanaf het tweede jaar het rendement van de investering in LIAS zichtbaar zal zijn. Het eerste jaar moet je nu eenmaal veel tijd steken om het proces onder de knie te krijgen. Maar LIAS biedt zoveel voordelen dat het zich allemaal terugverdient.’ aldus Huizing.
