Software voor planning en control, managementinformatie & meer
De planning en control cyclus in de gemeente Nijmegen
Historie
Nijmegen is een stad en gemeente in de Nederlandse provincie Gelderland, dicht bij de grens met Duitsland. De stad Nijmegen ligt grotendeels op de linkeroever van de Waal, aan de voet van een stuwwal. Een deel van de gemeente
ligt aan de overzijde van de rivier. Het betreft hier de zogenaamde Waalsprong, een recent geannexeerd gebied, waarin zich
het dorp Lent en een deel van Oosterhout bevinden. Samen met Arnhem en 18 andere gemeenten in de omgeving
vormt Nijmegen de Stadsregio Arnhem Nijmegen (KAN). Nijmegen heeft een lange geschiedenis, die meer dan 2000
jaar teruggaat. Als Ulpia Noviomagus Batavorum kreeg het rond het jaar 100 marktrechten. In 1230 werd Nijmegen vrije rijksstad en in 1402 hanzestad. Sinds de komst van de Radboud Universiteit in 1923 is de stad daarnaast een universiteitsstad.
De feiten
De gemeente telt 162.900 inwoners en is daarmee de grootste in de provincie en de tiende van Nederland. De afdeling Begroten en Verantwoorden van de directie Concern van de gemeente Nijmegen is verantwoordelijk voor de
kaderstelling en de begrotings‐ en verantwoordingscyclus. Bij de gemeente werken ongeveer tweeduizend mensen. De afdeling Begroten en Verantwoorden telt achttien medewerkers. Alle achttien zijn direct of indirect betrokken bij het opstellen van de begroting en verantwoordingsdocumenten. Vijf van hen werken inmiddels intensief met LIAS. Ruim honderd andere medewerkers maken in meer of mindere mate gebruik van LIAS in verband met het opstellen van de planning en control documenten.
De missie
- Richt een efficiënte werkwijze in voor het opstellen van begrotingen, waarbij het mogelijk is om het gehele boekwerk te maken.
- Zorg voor een systeem dat een eenduidige invoer van informatie in de hand werkt.
- Zorg voor een gebruiksvriendelijk systeem.
- Creëer tijdswinst in het samenstellen van financiële rapportages.
- Voorkom fouten in het begrotingsproces.
- Rol dit uit naar de overige B&V producten (rekening en marap).
De situatie
De gemeente Nijmegen werkte voorheen voor het opstellen van begrotingen, met een zelf ontwikkeld softwareprogramma.
Dit pakket voldeed in sommige opzichten redelijk: in de applicatie was het mogelijk om zowel financiële gegevens als beleidsteksten in te voeren. Tekst en inhoud konden dus al worden gecombineerd. Het heen en weer sturen van Word bestanden, met de daarmee gepaard gaande versieproblemen, speelde geen rol. Later is de gemeente Nijmegen ook CODA Linkerpagina gaan gebruiken, voor de toelichtingen. Albert Foekens is strategisch adviseur van de gemeente Nijmegen voor de afdeling Begroting en Verantwoording van de directie Concern: “Er kleefden echter andere nadelen aan de werkwijze met dit systeem. Het was niet mogelijk om met deze software een heel boekwerk te maken: van voor– tot achterkant. Ook bleek in de praktijk dat de mensen die met het systeem werkten, allen een eigen stijl hanteerden voor de opmaak van de documenten. Daardoor was er geen uniformiteit in de samenstelling van een begroting.
Er moest altijd een vormgever aan te pas komen om de begroting op te maken. Hierdoor kostte het relatief veel tijd om een begrotingsboekwerk op te leveren. Wij kwamen later tot de conclusie dat we het proces nog verder wilden verbeteren.
We hebben toen drie alternatieve softwarepakketten bekeken. Wat er over bleef was de keuze tussen een standaard pakket en maatwerk.” Foekens: “Waarom we voor LIAS hebben gekozen?” “De software is kant en klaar en het gewoon goed werkt. Bovendien maken er al vele klanten naar tevredenheid gebruik van. Wij kozen dus voor technologie die
zich in de praktijk bewezen heeft. Positief vinden wij de toewijding, kundigheid en de vakkennis van de mensen van
LIAS. Zij begrijpen hoe gemeenten werken.”
De tacktiek
“LIAS Software legt zich volledig toe op het verbeteren van hun softwarepakket. Dat spreekt ons aan.
De samenwerking met LIAS Software bevalt goed.
Dankzij de compacte omvang van de organisatie zijn de communicatielijnen kort en direct. We hebben geen pilot gedraaid met LIAS. Onze eerste begroting hebben we direct in LIAS gemaakt.
Dat ging soepel. Het boekwerk was snel gerealiseerd."
"Pure tijdswinst dus.”
Het resultaat
“De gebruikers zijn tevreden”, aldus Foekens. “Ze konden direct aan de slag met het systeem, dat qua werkwijze sterk lijkt op Word. Rapportages uitdraaien is een fluitje van een cent. De rapportages zien er ook representatief uit. We zijn nu in staat om sneller producten te maken.”
De klant
Foekens: “De grootste winst is de eenduidige vorm waarin de informatie in LIAS kan worden vastgelegd.
Het bestuur krijgt nu dankzij LIAS sneller en beter verzorgde rapportages in handen.”
Laatste nieuws
