Software voor planning en control, managementinformatie & meer
Gemeente West Maas en Waal verbetert planning en control cyclus
Historie
West Maas en Waal is een gemeente in de Nederlandse provincie Gelderland. De gemeente telt 18.409 inwoners
(1 januari 2010, bron: CBS) en heeft een oppervlakte van 85,84 km² (waarvan 4,34 km² water). Het gemeentehuis is gevestigd in Beneden-Leeuwen. De gemeente West Maas en Waal is ontstaan in 1984 na de herindeling van de gemeenten Appeltern, Dreumel en Wamel.
Karakteristieken
De gemeente West Maas en Waal vindt het belangrijk om begrotingsstukken efficiënter te kunnen genereren en om de betrokkenheid van medewerkers en management bij planning & control te vergroten.
De feiten
De gemeenteraad van West Maas en Waal bestaat uit 17 zetels. Bij de gemeente werken ongeveer 140 medewerkers.
De situatie
Voor het opstellen van de begroting, bestuursrapportages en jaarstukken werden door de afdeling financiën diverse Word en Excel documenten rond gemaild in de organisatie. Deze werden, na de nodige aanpassingen door financiën, geknipt en geplakt in een document. Dit hele proces was nogal omslachtig en kostte veel tijd. Marianne Toebast is senior financieel beleidsmedewerker binnen de gemeente West Maas en Waal: “Wij zijn LIAS gaan evalueren, omdat wij ervan overtuigd waren dat wij onze P&C-processen sneller en efficiënter konden inrichten met goede software.” “Voor de aanschaf van LIAS werden de verschillende bestanden door de organisatie heen en weer gemaild. Hierdoor liepen wij onder andere tegen het probleem van versiebeheer aan. Daarnaast ging veel kostbare tijd verloren met het knippen en plakken van documenten.”
De missie
- Richt het P&C-proces efficiënter in.
- Voorkom fouten in het begrotingsproces.
- Vergroot de betrokkenheid van management en medewerkers bij planning & control.
De tactiek
Toebast: “Na navraag te hebben gedaan bij enkele gemeenten die gebruik maken van LIAS, besloten wij met deze software te gaan werken. De bewezen kwaliteit en het gebruiksgemak van het product gaven de doorslag om voor LIAS te kiezen.
Daarnaast hebben wij de invoering van LIAS gebruikt om met de hele organisatie onze programmabegroting opnieuw in te richten.“
Het resultaat
“Wij zijn met beleidsmedewerkers, budgethouders en managers in verschillende werkbijeenkomsten samen de programma’s en paragrafen in LIAS gaan vullen. Het grote voordeel hiervan was dat iedereen direct met LIAS aan het werk ging, terwijl wij bovendien de organisatie konden begeleiden bij de kwaliteitsverbetering van de programmabegroting. Hierdoor ontstond veel meer begrip voor planning & control en werd het meer iets van de managers en medewerkers zelf. Dit komt hun betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel ten goede. Dankzij deze werkwijze en de ondersteuning van LIAS is de kwaliteit en de toegankelijkheid van de informatie aanzienlijk verbeterd. De workflow is inzichtelijk en het werken met prestatie-indicatoren en kengetallen gaat uitstekend in LIAS. Wij vinden de samenwerking met LIAS Software erg prettig. Zij hebben aangetoond veel inzicht te hebben in de specifieke wensen en behoeften van gemeenten. Een aanrader dus.”
De klant
“Afdelingen werken makkelijker samen dankzij LIAS. Het begrotingsproces is met LIAS een proces van de hele organisatie geworden in plaats van alleen de afdeling Financiën en dat is een belangrijke verbetering. Bovendien biedt deze omwenteling veel perspectief voor toekomstige verbeteringen. Wat ons betreft zijn de doelstellingen zeker behaald en het begrotingsproces verloopt een stuk efficiënter. Bovendien zijn wij er van overtuigd dat dit straks nog sterker geldt bij de samenstelling van de bestuursrapportages en de jaarstukken.”
Laatste nieuws
