Software voor planning en control, managementinformatie & meer

Gemeente Rotterdam

Historie

Rotterdam ligt centraal ten opzichte van het achterland en heeft zich mede daardoor kunnen ontwikkelen tot de grootste havenstad van Europa op het gebied van overslag van Rotterdam is ook de enige hoogbouwstad in Nederland met een echte indrukwekkende skyline.

Karakteristieken

Voor de Gemeente Rotterdam is het veel werk om voor alle diensten en kostenplaatsen het begrotingsproces in goede banen te leiden. Het leidde tot veel fouten en ergernissen die in een later stadium hersteld moesten worden.

De feiten

Gemeente Rotterdam telt ongeveer 600.000 inwoners van zo’n 167 verschillende nationaliteiten. De gemeente bestaat uit 11 deelgemeenten, een centrumraad en een wijkraad voor Pernis. Bij Gemeente Rotterdam werken ongeveer 12.500 mensen. De gemeente bestaat uit circa 30 diensten en kostenplaatsen.

De situatie

Gemeente Rotterdam is opgedeeld in een relatief groot aantal diensten en kostenplaatsen. Hierdoor is het begrotingsproces complex. Want van maar liefst 30 diensten en kostenplaatsen moeten de begrotingen worden samengevoegd tot één begroting. Jeroen den Uijl is coördinator Planning & Control Cyclus bij Directie Middelen en Controle van Gemeente Rotterdam. Hüseyin Günday is adviseur begrotingszaken en beheerder van LIAS. ‘Diensten leveren hun begrotingen en jaarverslagen aan in uitzetstaten van LIAS. Deze worden vervolgens geconsolideerd. Met LIAS is het consolidatieproces betrouwbaarder en veel minder arbeidsintensief geworden’.

De missie

  • Ontwikkel een uniforme methodiek voor het opstellen en samenvoegen van begrotingen.
  • jaarverslagen en overige bestuursrapportages.
  • Vind een minder tijdrovende manier om begrotingen, jaarverslagen en overige bestuursrapportages samen te stellen.

De tactiek

‘Na positieve berichten van de Gemeente Den Haag over het gebruik van LIAS besloot ook de Gemeente Rotterdam om dit bestuurlijk informatiesysteem van Lias Software in te zetten. De gunstige prijs/kwaliteitverhouding en functionaliteit gaven uiteindelijk de doorslag voor de aanschaf’.

Het resultaat

‘Voordat Gemeente Rotterdam gebruik maakte van LIAS, was het cijfermatige begrotingsproces zeer arbeidsintensief. De diensten maken nu een groot deel van hun jaarverslag met behulp van de LIAS uitzetbestanden. Al hun cijfers en teksten komen uit LIAS’. Door de afwijkende werkwijze van de Gemeente Rotterdam t.o.v. andere gemeenten, waren er zeer specifieke wensen (diensten leveren hun begroting/jaarverslag met uitzetstaten aan). Het gevolg was dat extra maatwerk nodig was om LIAS optimaal in te zetten. Momenteel wordt binnen de gemeente gebruik gemaakt van verschillende financiële softwarepakketten. ‘In de toekomst gaan we over op één financieel pakket: Dat wordt Oracle. Vanwege de koppeling tussen LIAS en Oracle verwachten wij een verdere verbetering in het begrotingsproces’.

De klant

‘De samenwerking met LIAS Software bevalt ons goed. De financiële rapportages die worden opgesteld met LIAS leveren een goede bijdrage aan het dagelijks bestuur. LIAS werkt goed, met name de aansluiting van cijfers tussen verschillende tabellen is met LIAS beter beheersbaar’.