Software voor planning en control, managementinformatie & meer

Gemeente Voorschoten gebruikt LIAS voor de planning en control cyclus

Historie

Het dorp Voorschoten is in het noorden vastgebouwd aan Leiden, in het westen grenst de gemeente aan Wassenaar en in het zuiden en oosten aan de gemeente Leidschendam‐Voorburg. Het dorp is ontstaan op een oude strandwal en had een langgerekte vorm. Die langgerekte vorm, ontstaan door lintbebouwing in de middeleeuwen, is terug te vinden in de Voorstraat, die als markt fungeerde, en die ook vandaag een verbreding kent door een wijkende rooilijn. Voorschoten maakte eerst onderdeel uit van de gemeente Veur.Tegenwoordig is Voorschoten een zelfstandige gemeente.

De feiten

Voorschoten heeft 22.979 inwoners (31 dec. 2008, bron: CBS). Bij de gemeente werken ongeveer 208 medewerkers. Binnen de gemeente bestaat het Team Financiën uit de Clusters Administratie, Belastingen en Financieel Advies.

Karakteristieken

De gemeente Voorschoten vindt het belangrijk om begrotingsstukken snel en foutloos te kunnen genereren.

De situatie

Tot voor kort maakte de gemeente Voorschoten in het voorjaar de planning voor de begroting. Hiervoor werden diverse documenten gemaild naar medewerkers in de organisatie. Nadat zij de nodige aanpassingen hadden verwerkt kwamen ze terug bij het Cluster Financieel Advies die de documenten in samenwerking met de concerncontroller vervolgens samenvoegde tot één document. Dit hele proces kon drie à vier weken in beslag nemen. Frans Bakker is financieel adviseur van het Cluster Financieel Advies van de gemeente Voorschoten. “De concerncontroller kwam in aanraking met een aanbieder van begrotingssoftware. Omdat wij ervan overtuigd waren dat wij het begrotingsproces sneller en efficiënter konden inrichten met goede software, zijn wij zowel dit softwarepakket als die van LIAS gaan evalueren.”

 

groenvlakvoorschotenmettekst.jpg

De missie

  • Bespaar tijd in het begrotingsproces.
  • Voorkom fouten in het begrotingsproces.
  • Kies een pakket met bewezen kwaliteit.

De tactiek

Bakker: “Bewezen kwaliteit en de solide organisatie achter het product gaven de doorslag om voor LIAS te kiezen.
Na de installatie van LIAS werd als eerste stap een koppeling gerealiseerd met ons financiële systeem CODA. In een korte training maakten alle gebruikers kennis met de functionaliteit van LIAS. Binnen enkele weken na de initiële implementatie hebben we het begrotingsproces met LIAS uitgevoerd. Wij hebben hiervoor een speciale begrotingsweek georganiseerd, waarvan het startsein werd gegeven door de wethouder van financiën. De begrotingsweek zorgde voor een stevig draagvlak in de organisatie waardoor we ons volledig konden richten op het opstellen van de begroting. Het bleek een groot succes.”

Het resultaat

”Het grote voordeel van LIAS is dat zowel financiële gegevens als teksten tegelijkertijd ingevoerd kunnen worden zonder dat gebruikers op elkaar moeten wachten. Programma’s, teksten, paragrafen en budgetten zaten er allemaal in een week tijd in. LIAS wordt steeds breder ingezet; na het begrotingsproces zijn ook het rekeningsproces, de jaarrekening van 2008 en de eerste bestuursrapportage van 2009 met LIAS uitgevoerd. Het is de bedoeling dat we met LIAS ook meer  budgetoverzichten gaan genereren. De samenwerking met LIAS Software is ons goed bevallen, ook nu nog kunnen wij terecht bij hen voor ondersteuning.”

De klant

 “Wat ons betreft is de doelstelling ruimschoots behaald. Het begrotingsproces in de organisatie is van vier weken tijd gereduceerd tot een week. Een geweldige tijdswinst.”