Het collegeprogramma als basis voor planning & control in de gemeente Zevenaar

De herindelingsgemeente Zevenaar stond voor een forse klus: als nieuwe gemeente op structurele wijze het collegeprogramma vertalen naar een begrotingscyclus. Maar het is gelukt. Hieronder geven wij inzicht in hoe dit proces is verlopen en hoe de applicatie LIAS Enterprise hierin heeft bijgedragen.

Auteurs: Bart Velthoven, Solutions manager bij LIAS Software en Hans Geurts, adviseur bij Incompany Quality

De gemeenten Rijnwaarden en Zevenaar gaan sinds 1 januari 2018 verder als de gemeente Zevenaar. Dit had verregaande gevolgen voor zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie. Doordat er namelijk geen gezamenlijk historisch besef was, bestond er een grote uitdaging om een geheel nieuw collegeprogramma mét een goede financiële onderbouwing op te leveren. Samen met extern adviseur Hans Geurts van Incompany Quality ging de nieuwe gemeente die uitdaging aan.

Weten hoe een collegeprogramma idealiter vertaald moet worden naar de begrotingscyclus? Lees het in het eerdere blog ‘Het collegeprogramma inzichtelijk en meetbaar in zes stappen’.

College en organisatie samen
De ambtelijke organisatie van de gemeente Zevenaar nam een actieve rol op zich. Verschillende ambtenaren interviewden collegeleden over de ambities voor de komende vier jaar op basis van het coalitieprogramma. Medewerkers en management vertaalden deze ambities vervolgens door in een concept-collegeprogramma én de Kadernota. Zo ontstond een reëel collegeprogramma mét een breed draagvlak binnen de organisatie. De voordelen van deze methodiek zijn:

• Een gedragen collegeprogramma, ook binnen de organisatie;
• Een directe vertaling in de Kadernota;
• Realistische doelen;
• Realistische doorvertalingen van doelen en activiteiten;
• Een goede basis voor de Planning & controlcyclus voor de komende jaren;
• De mogelijkheid om het collegeprogramma via de reguliere P&C-cyclus te monitoren.

Werkwijze
Om het proces in redelijk korte tijd te doorlopen en de beschikbare kennis optimaal in te zetten, organiseerde gemeente Zevenaar twee gezamenlijke werkbijeenkomsten. Medewerkers en managers van verschillende afdelingen legden daar samen de basis voor het collegeprogramma en de Kadernota. Dat deden ze per cluster (fysiek domein, sociaal domein en bedrijfsvoering), waarbij ze ondersteuning kregen van communicatie-, strategisch en financieel adviseurs. “Het was een relatief kort, maar intensief proces”, vertelt Hans Bosch, strategisch adviseur gemeente Zevenaar. “Waarbij met name de laatste slag, het financieel sluitend maken, nog veel extra inspanningen kostte. Dat was wel een beetje te verwachten, want onze ambities reikten een stukje verder dan de financiële polsstok lang was.”

Vastleggen en faciliteren van het collegeprogramma
Om het collegeprogramma en de doelen van de gemeente goed met elkaar te verbinden, besloot de organisatie de informatie te verwerken in LIAS Enterprise. Deze applicatie legt effecten, doelen en activiteiten eenduidig vast en maakt ze direct voor iedereen inzichtelijk. Zo is het eenvoudig om voortgang te monitoren en hierover te rapporteren, maar ook om eventueel bij te sturen.

Externe adviseur Hans Geurts: “Het plan was ambitieus: een doelenboom opbouwen met doelen en activiteiten, en daarnaast twee documenten in korte tijd opleveren met inbreng van organisatie, management en bestuur. En dat in een omgeving die nieuw en volop in beweging is. Nieuwe bestuurders, managers en medewerkers, die LIAS lang niet allemaal kenden. Door de inrichting van het proces en de inzet van LIAS als hulpmiddel, is het gelukt de doelenboom en documenten op een kwalitatief goed niveau af te leveren.”

Faciliteer uw college zo goed mogelijk
Hans: “Mijn advies voor andere gemeenten: zorg voor een collegeprogramma dat SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden, red.) is en dat leeft binnen de organisatie en het college. Daardoor ontstaat draagvlak en worden vereiste acties heel concreet en plannen realistisch. Om dat allemaal eenvoudig vast te leggen, is een applicatie als LIAS vrijwel onmisbaar. Het complete proces wordt zo inzichtelijk en het bewaken van de voortgang eenvoudiger.”

Wilt u dit proces binnen uw organisatie ook beter faciliteren? Neem dan contact op met LIAS Software of Incompany Quality.

Bart Velthoven is Solutions manager bij LIAS Software, Hans Geurts is adviseur bij Incompany Quality. Zij hebben allebei een verleden bij BMC en werkten samen bij de gemeente Eindhoven. De doelstelling van beiden is om gemeenten te helpen planning & controlprocessen te vereenvoudigen en te verbeteren, zodat de ambtelijke organisatie minder tijd kwijt is aan administratieve processen.